VideoActa: Actas oficiales de Plenos municipales. Introducción. - ERP Spain.com - España y América Latina

VideoActa es un sistema de gestión de actas municipales desarrollado por Ambiser que permite la elaboración de las actas de los plenos municipales rápidamente. La solución de Ambiser se basa en la integración vídeo y documentos electrónicos firmados digitalmente mediante DNI electrónico. El sistema combina la grabación en vídeo de los plenos municipales con el documento electrónico que contiene el orden del día del pleno, todo firmado electrónicamente con el certificado digital o el DNI electrónico del Secretario de la Entidad Local para dar fe legal del acto. Al conjunto formado por ambos elementos vídeo y documento lo hemos bautizado como VideoActa.

La grabación del pleno municipal se puede hacer de diferentes maneras:

Grabación mediante los medios audio-visuales que posea la propia Entidad Local
Grabación realizada por un agente externo, TV local o productora contratada a tal efecto
Grabación realizada mediante el sistema de grabación de Ambiser
Screenshot the VideoActa™

Una vez que se dispone de la grabación, con una sencilla interfaz de usuario el sistema permite marcar los momentos de la grabación donde comienza cada punto del orden del día del pleno, lo que permite la generación automática de la VideoActa™ y la integración entre el vídeo del pleno y el documento acta sucinta del mismo. A continuación, el Secretario del Ayuntamiento, mediante su certificado digital o su DNI electrónico, firma el VideoActa™ (vídeo del pleno y el documento electrónico con el orden del día del pleno). Este conjunto de elementos, se almacenan en un gestor documental y se puede publicar en el portal municipal para su consulta por ciudadanos, empresas, medios de comunicación, etc.

El sistema de retransmisión de eventos de Ambiser también permite la retransmisión en directo a través de Internet de cualquier evento, incluido el pleno municipal.

El documento electrónico del pleno municipal (en adelante “acta sucinta”) no es sino un acta tradicional, en formato electrónico, donde el contenido del documento se reduce a los diferentes puntos del orden del día y a las decisiones y/o acuerdos que se han tomado en cada punto del orden del día, junto con las referencias necesarias al vídeo de pleno. Las actas sucintas no recogen la discusión política que se produce en torno a cada punto del orden del día, sino que éstas se referencian al punto apropiado del vídeo que contiene la grabación del pleno. De esta forma, la elaboración del acta por parte de Secretaría se reduce a transcribir las decisiones/acuerdos tomados en cada punto del orden del día, y a la firma electrónicamente, por parte del Secretario, del vídeo y del acta sucinta haciendo uso del certificado digital o el DNI electrónico del Secretario del Ayuntamiento.

¿Cómo se elabora el acta del pleno?

Para la elaboración del acta del pleno se siguen los siguientes pasos:

Se elabora el orden del punto del día en un sencillo formulario web de la solución VideoActa™, o haciendo uso del módulo de gestión de la convocatoria de plenos de Ambiser (GestPleno).
Se graba el vídeo del pleno municipal.
Se enlaza cada punto del orden del día con el momento exacto del vídeo donde comienza cada punto.
El orden del día se complementa con las decisiones y acuerdos tomados en cada punto.
El Secretario firma electrónicamente el vídeo y el acta sucinta (VideoActa™).
Se publica en el portal de las actas municipales.
Beneficiarios

Secretarios: optimización del esfuerzo de elaboración de actas.
Departamentos de prensa: permite organizar los contenidos audiovisuales de los plenos y facilitar el acceso a los mismos a la prensa.
Ciudadanos y empresas: acceso a los contenidos de las decisiones municipales de su Ayuntamiento.
Nuevas Tecnologías: ofrece nuevos servicios de Sociedad de la Información a los Ciudadanos.