Publicamos grabación del webinar del 6/11/2025 de Sofia Paredes y Antonio Sardinha de Brait

RESUMEN DEL VIDEO

El webinar explica cómo realizar una transición ordenada de la gestión documental en papel hacia sistemas digitales, sin perder la trazabilidad ni la validez legal de los documentos. Se subraya que el éxito depende de un análisis previo exhaustivo, que identifique qué documentos deben conservarse en físico, cuáles pueden digitalizarse y cómo garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo. Los ponentes destacan la importancia de definir procesos claros, involucrar a todas las áreas de la organización y apoyarse en tecnologías de gestión documental que permitan búsquedas avanzadas, clasificación automática y conservación segura. También se presentan casos prácticos de empresas que lograron reducir costes, mejorar la eficiencia y cumplir con regulaciones gracias a una estrategia de digitalización bien planificada.

Highlights

0:05 Introducción al webinar

  • Presentación de los ponentes y objetivos
  • Enfoque en transición del papel a lo digital

4:30 Retos de la gestión documental

  • Costes elevados de almacenamiento físico
  • Dificultad en búsquedas y trazabilidad
  • Riesgos legales si se pierde documentación

12:00 Análisis previo como clave del éxito

  • Identificar documentos críticos que deben mantenerse en físico
  • Definir criterios de digitalización y conservación
  • Evaluar impacto en procesos internos

20:00 Tecnologías de apoyo

  • Sistemas ECM para clasificación y búsqueda
  • OCR para extracción de datos
  • Seguridad y cumplimiento normativo

30:00 Casos prácticos

  • Empresas que redujeron costes de archivo
  • Mejora en tiempos de respuesta y auditorías
  • Cumplimiento de regulaciones con evidencia digital

40:00 Conclusiones

  • La digitalización no es solo tecnología, sino estrategia
  • El análisis previo evita pérdidas y asegura validez legal
  • Beneficios: eficiencia, ahorro y cumplimiento

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